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Konferenzen und Tagungen: Bedeutung, Services, Weiterentwicklungen?

22.2.2018

BlachReport konferenz+tagung hat bei Konferenz- und Tagungshotels nachgefragt, welchen Stellenwert der Bereich Konferenzen und Tagungen hat, welche speziellen Services angeboten werden und welche Weiterentwicklungen bei den Services geplant sind. Nachfolgend die Antworten.

 

Edith Gerhardt, General Manager, The Ritz-Carlton Wolfsburg: „ Er spielt für uns eine wichtige Rolle. Insbesondere im Incentive-Bereich haben wir mit unserer Lage inmitten der Autostadt  in Wolfsburg hervorragende Möglichkeiten, um vielfältige und spannende Programme zusammenzustellen. Hier sind wir auch nicht an unser Haus gebunden, sondern bieten unseren Service auch in anderen Locations an.

Wir wollen mit unserem kulinarischen Angebot begeistern. Wir setzen bewusst auf naturbelassene, frische Produkte aus der Region und bieten innovative, individuelle Menüs sowie kreative Themenkaffeepausen an. Mit unserem virtuellen Veranstaltungsplaner können sie zudem bequem mit dem eigenen Smartphone Anfragen an unser Serviceteam stellen oder kurzfristig Abläufe ändern.

Wir wollen unsere Nachhaltigkeits- und Interaktionskonzepte weiter ausbauen. Ein sogenannter ‚Green Meeting Room’ kann bereits bei uns gebucht werden. Die Thematik ‚Take care’ soll zukünftig jedoch noch stärker im Fokus stehen.“

 

Karl-Heinz Pawlizki, CEO, Dorint, Köln: „Der Bereich hat eine sehr hohe Bedeutung! Wir verfügen in unseren Dorint Hotels & Resorts über Tagungskapazitäten von zwei bis 800 Personen sowie über moderne Ausstattungen und spezielle Angebote für Teilnehmer und Planer. Unser Ziel ist es, der führende Anbieter im Full-Service-Bereich für Geschäftsreisende und im MICE-Segment zu werden.

Wir legen großen Wert auf Individualität. Das fängt beim Angebot an und geht bis zur Betreuung während der Veranstaltung. Außerdem können Meetings bis 25 Personen schnell und unkompliziert über unsere Homepage direkt gebucht werden. Des Weiteren sind alle unsere Häuser mit neuesten Kaffeemaschinen ausgestattet, um die Teilnehmer in den Tagungspausen mit Kaffeespezialitäten zu verwöhnen. Auch eine Candy-Bar gibt es überall, die bei Gästen jedes Alters gut ankommt.

Wir statten unsere Hotels nach und nach mit Suitepads aus, sodass die Tagungsgäste auf digitale Gästemappen zugreifen können. Der Veranstalter kann den Teilnehmern hierüber individuelle Informationen zukommen lassen. Zudem testen wir die neueste Beamer-Technik via Bluetooth in unserem Haus in Oberursel und werden langfristig auch ‚Creative Spaces’ anbieten.“

 

Silke Lohmann, Director of Convention & Event Sales, Bayerischer Hof München: „Ob historisch, imposant oder modern – in unseren Räumlichkeiten lassen sich höchste Ansprüche in Einklang bringen. Kunden haben die Wahl unter 40 exklusiven Veranstaltungsräumen. Aufgrund der Größe und Einzigartigkeit des Veranstaltungsbereiches hat dieser Bereich einen hohen Bekanntheitswert weit über München hinaus und erfreut sich hoher Beliebtheit sowohl bei unseren vielen Stammgästen als auch zahlreichen Firmenkunden.

Unsere Räumlichkeiten bieten die besten Voraussetzungen für eine gelungene Veranstaltung. Den Himmel über München können Besucher beispielsweise mitten in unserem lichtdurchfluteten Festsaal genießen, welcher im Art déco Stil gehalten ist. Die integrierte Glasdachkonstruktion lässt sich minutenschnell öffnen und verwandelt Veranstaltungen in ein spektakuläres Open-Air-Ereignis. Oder lassen sie lassen sich von unserer modernen Cinema Lounge begeistern, welche mit 38 Sitzplätzen auf bequemen Lounge-Sofas eine einzigartige Location für Pressekonferenzen, Filmvorführungen, Präsentationen und Tagungen bietet.

Geplant ist eine verstärkte Konzentration auf hochexklusive Veranstaltungen in einzigartigen Locations. Besonderes Highlight dürfte hier unsere kürzlich fertiggestellte ‚Penthouse Garden Suite’ in einem neu errichteten Bauteil ‚Süd- und Nordflügel’ des Hotels Bayerischer Hof sein. Diese Suite umfasst großzügig auf 350 Quadratmetern das gesamte achte Stockwerk, umgeben von einer weitläufigen Dachterrasse mit atemberaubenden Blick über München und bietet einen fantastischen Rahmen für exklusive Empfänge oder Abendessen auf höchstem Niveau über den Dächern von München.“

 

Michel Prokop, Executive Vice President, Dolce Bad Nauheim. „Unser Fokus liegt genau in diesem Segment. Wir sind spezialisiert auf Veranstaltungen – von Meetings über Seminare und Tagungen bis zu Kongressen mit begleitenden Ausstellungen und Events. Durch die vielen verschiedenen Locations in unserer Conference-Area und auch outdoor auf dem weitläufigen Hotelgelände können wir individuelle Wünsche unserer Kunden umsetzen.

Unser professionelles Conference-Team besteht aus zehn Mitarbeitern mit jahrelanger Erfahrung. Sie stehen den Kunden bei der Planung mit Rat und Tat zur Seite. Direkte Ansprechpartner am Conference Desk sind unsere ‚Tagungsengel’. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf während der Veranstaltung. Eine weitere Besonderheit sind ganztägige Dolce-Refreshment-Buffets für unsere Tagungsgäste. Die großen Park- und Garten-Anlagen rund um das Hotel eigenen sich ebenfalls für abwechslungsreiche Team-Events und eine Ausweitung der Aktivitäten ins Grüne.

Wir haben unsere Mitarbeiter ganz aktuell in interaktiven Veranstaltungsformaten wie Fishbowl, World Café, Campfire und Open Space geschult. Den Einsatz und die Nutzung dieser zeitgemäßen Meeting-Techniken möchten wir forcieren. Diese Formate gewinnen zunehmend an Bedeutung, da sie das Involvement der Teilnehmer steigern. Außerdem sind unsere vielfältigen Räumlichkeiten wie geschaffen für die Umsetzung unterschiedlichster Tagungsabläufe und -formate in unserem Haus.“

 

Alexander Dickersbach, Director, Estrel Congress Center Berlin: „Der Geschäftsbereich Konferenzen und Tagungen macht 52 Prozent des Gesamtumsatzes des Estrel aus. Dass wir 2016 unseren Veranstaltungsbereich noch um weitere 10.000 Quadratmeter zu den bereits vorhandenen 15.000 Quadratmetern erweitert haben, spricht für sich. Wir sind überzeugt, dass der gesamte Bereich noch mehr an Bedeutung gewinnen wird. Das zeichnet sich nicht nur generell in Berlin ab, sondern ist auch im Estrel deutlich spürbar. Wir sind sehr gut gebucht und setzen alles daran, auch in Zukunft den steigenden Bedarf an multifunktionalen Veranstaltungslocations bedienen zu können.

Das Besondere am Estrel ist, dass wir alles unter einem Dach und aus einer Hand anbieten. Wer bei uns im Congress Center tagt, findet nicht nur geeignete Räumlichkeiten, Catering und moderne technische Ausstattung, sondern kann auch im direkt angrenzenden Hotel übernachten und dortige Restaurants und Bars besuchen. Dass die Veranstaltungsgäste jederzeit auf kurzem Weg ihr Zimmer besuchen und auch den Abend entspannt im Hotel ausklingen lassen können, ist ein großer Vorteil. Passendes Entertainment findet sich auch direkt im Haus: Alle Showproduktionen des Estrel können exklusiv und maßgeschneidert für Veranstaltungen gebucht werden – ob als komplette Show mit Tänzerinnen und Live-Band oder als kleiner Showact mit nur einem Künstler. Für unsere Veranstaltungskunden ist es ein besonderer Service, nur einen Ansprechpartner, bei dem alle Fäden zusammenlaufen, im Haus zu haben. Dieser wiederum steuert eingespielte Teams und optimierte Logistik und kann schnell und flexibel auf Änderungen reagieren. Darüber hinaus bieten wir selbstverständlich sämtliche Services, die für einen gelungenen Event von Bedeutung sind: hochprofessionelles Equipment aus den Bereichen Rigging, Beschallung, Beleuchtung, Projektion, Konferenztechnik und Bühnenbau, eine hausinterne, fest angestellte Technikcrew, ein erfahrenes Küchenteam, das selbst mehrgängige Menüs für 2.000 Gäste stemmen kann, und vor allem viel Raum für große Ideen.

Wir haben mit unseren Anstrengungen, unsere Services zu verbessern, in den vergangenen zwei Jahren sehr viel erreicht. Mit den neuen Veranstaltungsflächen sind wir einen großen Schritt weiter gekommen. Doch natürlich sind wir noch lange nicht fertig und wollen uns stetig verbessern. Im nächsten Jahr steht vor allem das Thema Digitalisierung ganz oben auf der Agenda: Wir planen die Einführung eines Online-MICE-Tools, welches ermöglicht Tagungsanfragen innerhalb kürzester Zeit zu erstellen. Gerade bei kleineren Events sind die Strukturen online gut abzubilden. Bei komplexeren Veranstaltungen setzen wir jedoch weiterhin auf den persönlichen Kontakt.“

 

Marina Christensen, Head of Sales, Best Western Hotels Central Europe, Eschborn: „Dem MICE-Bereich wird bei Best Western Hotels Central Europe große Bedeutung zugemessen. Insgesamt bietet die Best Western Gruppe rund 1.000 Veranstaltungsräume, von exklusiven Räumen für Kleingruppen bis hin zu Kongressräumen für bis zu 1.200 Personen. Der Katalog ‚Tagungsplaner 2018’ bündelt das Tagungsangebot der Best Western Hotels in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Tschechien und stellt die Dienstleistungen des Best Western Tagungsservice übersichtlich dar.

Der Best Western Tagungsservice, bestehend aus Fachleuten der Veranstaltungs- und Hotelbranche, betreut Veranstaltungsorganisatoren bei der Tagungsplanung, vom Angebot bis zum Vertrag. Ein persönlicher Ansprechpartner leitet maßgeschneiderte Angebote innerhalb von 24 Stunden an den Kunden weiter, berät bei der Planung von Roadshows und Serienveranstaltungen und liefert Empfehlungen für Rahmenprogramme. Mit Ideen für außergewöhnliche und unerwartete Service-Leistungen rund um die Veranstaltung bringt das Team frischen Wind in die Veranstaltungsplanung.

Als eine der ersten Hotelgruppen setzt Best Western Hotels Central Europe außerdem auf ihrer deutschen Website eine Online-Buchungsmaschine für den Tagungs- und Seminarbereich ein, die MICE Anfragen und Buchungen in Echtzeit auf Basis von Live-Preisen und Live-Verfügbarkeiten ermöglicht. Durch die Echtzeittechnologie von Expedia MeetingMarket wird der gesamte Buchungsprozess im Tagungsbereich sowohl für Bucher als auch Hotels schneller und effizienter.

Die Entwicklung der Online-Buchungsmaschine soll in diesem Jahr weiter vorangetrieben werden. Dazu werden wir auswerten, inwieweit sich die Anteile der Buchungen im MICE-Segment von manuell auf online verschoben haben. Erste Tests zeigen aber klar, dass die Bearbeitungszeiten in unserem zentralen Tagungsservice deutlich optimiert werden. Wir rechnen auch fest damit, dass in Zukunft die Conversion-Rate von Live-Angeboten im Vergleich zu konventionellen Angeboten steigt und sich Telefon- oder Mailanfragen zu Preisen und Verfügbarkeiten reduzieren. Langfristig erhoffen wir uns durch den Einsatz der Online-Lösung eine Steigerung des Buchungsvolumens sowie die Erhöhung von Buchungen wiederkehrender Kunden.“

 

Paul Peters, Complex General Manager, The Westin Grand München und Sheraton München Arabellapark: „Als größter Hotel-Konferenz-Komplex in Süddeutschland mit knapp 1.100 Zimmern und Suiten sowie Platz für 3.500 Konferenzgäste hat der Eventbereich für uns eine immense Bedeutung, es ist unser Kerngeschäft. Deshalb fließt auch der Löwenanteil unserer alljährlichen Investitionen in die Renovierung und Neugestaltung von Räumen, Technik und neuen Services für den Eventbereich, jüngst in den Ballsaal des Westin Grand München, die größte Location seiner Art in der bayrischen Landeshauptstadt.

Business Center, Meeting Concierge, mehr als 2.000 Parkplätze, superschnelles Streamen et cetera gehören zu den Selbstverständlichkeiten und ‚Basics’, die wir unseren Eventgästen bieten. Hervorzuheben ist aber sicherlich die besonders persönliche, individuelle und überaus kreative Betreuung, wie sich aus den Feedbacks unserer Kunden und Gäste schließen lässt. Wir setzen Events genau so um, wie es unsere Kunden haben möchten – und manchmal vielleicht sogar besser. Das soll nicht überheblich klingen. Vielmehr bekommen wir immer wieder zu hören, dass die Kombination aus maßgeschneiderten Eventideen und hochprofessioneller Umsetzung bis ins kleinste Detail unsere Kunden auf angenehme Art inspiriert und überrascht. Das alles mit einem Ansprechpartner aus unserem Event-Team, bei dem alle Fäden zusammenlaufen, ob Küche, Zimmer oder Technik, was auch als hervorragender Service gewertet wird. Wir können ‚alles’: vom kleinen, erlesenen Board-Meeting mit exklusivem Blick über München über einen authentischen Bierkeller im Ballsaal bis hin zum extravaganten Mega-Event mit 3.500 Gästen, vom hippen Digital Summit bis zum eleganten Gala-Diner.

Wir arbeiten gerade an einer Lösung, die unsere Eventgäste vom uns allen bekannten ‚Technik-Stress’ befreien wird. Niemand wird sich künftig mit lästigen oder unvorhersehbaren Technikfragen herumschlagen müssen, wie es gerade zu Beginn einer Veranstaltung öfter der Fall ist und hohen Druck erzeugt. Der neue Technik-Service ist ebenso simpel wie smart und steht kurz vor dem Roll-out, mehr will ich dazu noch nicht verraten.

In der Lobby des Westin Grand München entsteht in den nächsten Wochen ein Selbstbedienungsladen für unsere Gäste, in dem sie sich rund um die Uhr mit hochwertigen Lieblingsprodukten vom Erfrischungsgetränk bis zum besonders köstlichen Sandwich eindecken können. Wer nicht gerne ‚shoppen’ geht, kann natürlich wie gewohnt bei unserem In-Room-Dining bestellen, neu dann auch eine Basic-Genuss-Box aus dem neuen Lobby-Laden.

Für einen noch reibungsloseren Start von Events im Westin Grand München wird schon bald unser neuer Raum Amsterdam sorgen, der gerade im hinteren Bereich der Lobby entsteht: Es werden drei Registrierungstische mit allen nötigen Anschlüssen und zum Teil bereits mit technischen Geräten ausgestattet zur Verfügung stehen. Alles im Look-and-Feel wie unsere beliebte große Lobby, die wir gerade renoviert und zum ersten Westin Haven Deutschlands umgestaltet haben – mit begrünten Wänden, diskreten Lounge-Bereichen und dem zentralen Lobby-Café. Raum Amsterdam fügt sich auf Wunsch nahtlos in die Lobby oder kann auch als separater Meetingraum oder Backoffice genutzt werden. Dann versteckt sich der Raum hinter einer Glaswand und Vorhängen, die wir mit den Logos der Veranstalter versehen können.“

 

Martin Ykema, COO von Vienna House, Wien: „Der Bereich Konferenzen und Tagungen zählt zum Kerngeschäft in allen Hotels von Vienna House – egal, ob in Paris, Berlin, Lodz, Prag, Neckarsulm, Braunschweig, Wuppertal, Katowice, Dornbirn oder jedem anderen Standort von Vienna House. Abgesehen vom konventionellen Tagungsangebot wird zusätzlich ein kreatives Meeting-Setup und passende Motto Kaffeepausen angeboten. So kommt Schwung in den Konferenzalltag und lässt Raum für neue Ideen.

In den Meetingräumen und Foyers finden sich immer Elemente, die die Struktur aufbrechen, wie zum Beispiel ein Hängesessel, Spiele oder Hula-Hoop-Reifen. In den Kaffeepausen werden die Teilnehmer auf Wunsch entlang eines Mottos verköstigt, ob ‚Märchen’, ‚Aus dem Reagenzglas’, ‚Very British’ – der Kreativität stehen alle Möglichkeiten offen. Einmal in einer lässigen Bestuhlung gesessen, und sofort wird jedes klassische Set-up uninspirierend. 

Kostenloses Highspeed-WLAN, ein Mobile Concierge unter anderem zum Check-in sowie digitale Magazine und Zeitungen gehören zudem in allen Hotels zur Grundausstattung. Für das kleine Meeting zwischendurch oder einfach zum Arbeiten und Surfen kann der Gast sich entspannt an den Co-working Tisch in der Lobby. Für das passende Rahmenprogramm arbeiten die Hotels mit tollen Partnern vor Ort zusammen, so kommt auch nach dem Meeting keine Langeweile auf.

Alle Services müssen aus Gastsicht Sinn machen. Das ist immer die erste Frage. So schauen wir sehr genau, was kann digitalisiert werden. Mobiler Check-in ist eingeführt, der mobile Check-Out folgt in Kürze. Hier kann viel Zeit gespart werden. Chatfunktionen können dem Wunsch des Gastes folgen, auf allen Kanälen zu kommunizieren; dies wird aber niemals den persönlichen Kontakt ersetzen. Das heißt: digital – ja, auf jeden Fall, aber das persönliche Gastgebertum bleibt. An Virtual-Reality-Angeboten wird ebenfalls gearbeitet, die Präsentation von morgen wird nichts mit der Power Point von gestern zu tun haben.

In den letzten zwei Jahren wurden, besonders in den deutschen Hotels, alle Häuser neu positioniert, renoviert und umgebaut. Jetzt stehen Neueröffnungen auf der Agenda. Am 1. Juli 2018 eröffnet das Vienna House Easy Leipzig mit fünf Konferenzräumen mitten in der Innenstadt. Im Herbst 2018 folgt das Vienna House Mokotów Warsaw mit 300 Quadratmeter Konferenzfläche nahe am internationalen Flughafen und im boomenden Geschäftsviertel der Stadt.“

 

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