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Haben Sie Erfahrungen mit Votingsystemen?

10.8.2016

 

Florian Pleyer (Foto: Agentur für Markenträume)

 

Der Einsatz von Votingsystemen für die Informationsgewinnung und Teilnehmeraktivierung auf Veranstaltungen hat sich vielerorts bewährt. Jetzt wollten wir von Praktikern mal wissen, welche Erfahrungen sie bisher mit Votingsystemen auf ihren Veranstaltungen gesammelt haben und ob es ein Votingsystem gibt, das sie bevorzugt einsetzen? Nachfolgend die Antworten.

 

Martin Eichhorn, Competition Partner Event, Frankfurt:  

„Reine Votingsysteme nutzen wir kaum noch. Zur Anwendung kommen komplexe Interaktionsprogramme, die auf Grundfunktionen basieren und im Weiteren sowohl im Design als auch inhaltlich an die Anforderungen der Kunden angepasst werden. Primär geht es um das Generieren von Fragen und Ideen und die Auswahl und Verdichtung von Inhalten. Große Gruppen oder Untergruppen, gegebenenfalls auch unter Berücksichtigung spezifischer Kriterien wie Geschlecht, Alter oder Position, können zu verschiedenen Themen Fragen und Ideen erarbeiten und sie wiederum den Teilnehmern zur Verfügung stellen. Im ersten Schritt entsteht so gegenseitige Inspiration und Redundanzen können vermieden werden.  Später wird verdichtet, geclustert und Ergebnisse werden dargestellt. Dabei spielt die individuelle Darstellung im Event- oder Corporate-Design eine große Rolle.

 Wesentliche Vorteile dieser Anwendungen sind die Interaktion mit den Teilnehmern – zum Beispiel ist bei Q&A’s die Teilnahmebereitschaft fünfmal größer als sonst üblich –, die Implementierung demokratischer Prozesse für Glaubwürdigkeit, Transparenz und Respekt, die Förderung der Inspiration durch eine mediale Darstellung der Ergebnisse, die Erhöhung der Qualität, weil die Teilnehmer untereinander wetteifern sowie eine Ergebnisorientierung durch Fokussierung mit Effizienzsteigerung speziell bei großen Gruppen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Prozesse ist es außerdem möglich, die Personengruppen vor Ort und/oder in virtuellen Räumen pre, post und on event interagieren zu lassen.

Wir nutzen dafür kein spezielles System, sondern setzte eher auf eine projektbezogenen Individualisierung.“

 

Karin Leiste, macevent, Köln:

„Wir haben schon sehr gute Erfahrungen gemacht und halten Votingsysteme für eine unterhaltsame und effiziente Möglichkeit, ein Live-Feedback der Gäste zu erhalten. Voraussetzung ist, dass ein solches System einfach, schnell und direkt auswertbar ist.

Und es muss den Teilnehmern beziehungsweise Gästen vor allem Spaß bereiten, damit sie auch mitmachen und es nicht als lästig empfinden.

Das Votingsystem ‚SwarmPolling’ von SwarmWorks gefällt mir dafür sehr gut. Wir kennen SwarmWorks schon seit vielen Jahren und das ‚SwarmPolling’ hebt sich noch immer von diversen klassischen Votingsystemen ab. Die Teilnehmer geben dabei aktiv Feedback an den Referenten. Es ist wie Handheben, nur digital. Blickkontakt bleibt jederzeit bestehen. Das System ist unglaublich schnell – die Ergebnisse stehen in Echtzeit zur Verfügung. Kein Warten darauf, dass alle geklickt haben. Dadurch ist ein fließender Dialog zwischen Sprecher und Publikum möglich. Der Referent kann eine Frage stellen und sofort auf die Antwort eingehen, ohne langes Schweigen, während eine Abstimmung läuft. Die optische Technik ist weltweit nach wie vor einzigartig und ist für viele Teilnehmer etwas Neues. Das Hochhalten der Kellen hat zudem etwas Spielerisches und macht einfach Spaß. Niemand wird ausgegrenzt, weil er gerade kein Mobiltelefon zur Hand hat, nicht ins WLAN kommt oder weil gerade eine E-Mail aufpoppt und die Teilnahme an der Frage stört. Alle Teilnehmer haben die Kelle jederzeit griffbereit.“

 

Volker Weber, Grass Roots Deutschland, Düsseldorf:

​„Grass Roots hat bisher im Rahmen der eigenen Systeme mit eigens entwickelten Apps für SmartPhones und Tablets in Zusammenarbeit mit den hauseigenen Ressourcen im Bereich Marktforschung ​gearbeitet. Wir nutzen das vorrangig im Eventbereich für Workshops und Ausstellungen. Zum Einsatz dafür kommen bisher hauseigene Entwicklungen.“

 

Florian Pleyer, Agentur für Markenträume, Esslingen:

„Im Bereich der Livekommunikation setzen wir unterschiedliche Votingsysteme regelmäßig als Werkzeug zur Evaluierung von Veranstaltungen ein. Mit dem Feedback der Teilnehmer können wir in Zusammenarbeit mit unseren Kunden Verbesserungen in der Konzeption wie auch in der Planung von Events erreichen.

Im Zuge der Konzeption von Eventbausteinen wie Workshops oder Vorträgen binden wir Votings auch immer häufiger als Dialoginstrument zwischen Referenten und Teilnehmern ein. Hierfür haben wir in der Vergangenheit verschiedene Konzepte erarbeitet und mit Dienstleistern am Markt für unsere Kunden umsetzen können.

Darüber hinaus sind mobile Apps als Votinglösungen in unseren Retail-Projekten schon seit längerem ein fester Bestandteil um am PoS mit den Endkunden in Kontakt treten zu können."

 

Wolfgang Altenstrasser, Vok Dams Gruppe, Wuppertal:

„Votingsysteme haben auf Events schon immer ihren festen Platz gehabt. Bieten sie doch eine gute Möglichkeit, die Teilnehmer aktiv in das Programm einzubinden. In den analogen Zeiten hat man noch farbige Kärtchen hochgehalten. Später wurden dann aufwändige Tools programmiert wie TED oder Digivote, die eine Verkabelung des gesamten Plenums erforderten. Schließlich hielt das Internet Einzug in die Eventgestaltung und Programme wie Twitter Poll hatten Hochkonjunktur. Den aktuellen Stand bilden Eventapps, die mit einer Votingfunktion ausgestattet sind.

Dies ist allerdings nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten einer Eventapp. Um die Teilnehmer zu aktivieren müssen mehrere Responsefunktionen enthalten sein. Über die multiple Choice-Funktion hinaus müssen Einschätzungen, zum Beispiel durch Schieberegler, oder freie Kommentare möglich sein.

Kurz gesagt: Die Zukunft liegt eindeutig bei der Weiterentwicklung von Eventapps. Da wir eine eigene Eventapp entwickelt haben, setzen wir diese natürlich auch bevorzugt ein.“

 

Julian Franke-Ruthel, 3c Creative Communication Concepts, München:

„Wir hatten schon verschiedene Voting- und Polling-Systeme im Einsatz – teilweise waren diese vom Kunden vorgegeben. Ich denke, die beiden wichtigsten Kategorien sind einerseits die App- und Web-basierten Lösungen, die auf den Smartphones der Teilnehmer genutzt werden, andererseits die Votingsysteme, die mit entsprechender Hardware und Eingabegeräten wie dem iPod aufgesetzt und bei der Veranstaltung an die Nutzer verteilt werden. Ich habe hier eine klare Präferenz.

Wir setzen auf native Veranstaltungs-Apps, die wir auf der Basis von am Markt verfügbaren Whitelabel-Applikationen für jede Veranstaltung individuell konfigurieren und an die jeweiligen Kommunikationsziele anpassen. Der Roll-Out der App liegt dann meist einige Wochen vor der Veranstaltung, und es gelingt über die App, eine Pre-Communication mit den Teilnehmern aufzubauen, die Erwartungen der Teilnehmer kennen zu lernen und beispielsweise Themen der Veranstaltung zu klassifizieren und zu qualifizieren.

Oft spielt schon hierbei die Voting- und Polling-Funktion eine Rolle und die Identifikation der Teilnehmer mit der Veranstaltung beginnt. Die Teilnehmer werden entlang des Kommunikationsplans mit inhaltlichen und auch logistischen Themen der Veranstaltung vertraut gemacht und können per Voting und Polling ihre Präferenz oder Meinung äußern. Der Veranstalter oder der Veranstaltungsplaner kann auf diese wertvollen Daten bereits in der Pre-Event-Phase zugreifen. Vor Ort findet das seine Fortsetzung. Votings und Pollings werden passend zum Veranstaltungsverlauf aufgesetzt und in den Ablauf der Veranstaltung integriert.

Grundlage für eine gelungene Integration ist eine sehr sorgsame Redaktion der Umfragen und Aufforderung zur Meinungsäußerung. Schlichte Ja- und Nein-Fragen oder einfache statistische Fragen zeigen zwar die technischen Möglichkeiten, helfen aber oft der Kommunikation nicht. Wenn man es aber wirklich schafft, auf den Verlauf der Live-Kommunikation – und damit auf den Status der Teilnehmer – einzugehen und diesen per Vote oder Poll abzufragen, kann das die Dynamik und Dramaturgie der Veranstaltung sehr fördern. Grundlage für einen gelungenen Einsatz in der On-Site-Communication sind eine perfekte Redaktion und redaktionelle Vorbereitung, gute Abstimmung mit Ablaufregie und Moderation, Integration des Backends in das Regieteam und die Regietechnik.

Letztlich bleibt die Post-Event-Communication. Vor allem wiederkehrende Veranstaltungsformate können auf der Basis von qualitativ und quantitativ guten Teilnehmerfeedbacks sehr gut weiterentwickelt werden. Veranstaltungs-Apps mit Voting- und Polling-Funktion sind aus meiner Sicht dazu viel besser geeignet als der gute alte Fragebogen, der nach der Pause auf dem Stuhl liegt. Proprietäre Systeme, die dem Teilnehmer nach der Veranstaltung nicht mehr zu Verfügung stehen, schließen sich ohnehin aus.

In der Post-Event-Phase kann es sehr hilfreich sein, in geeigneter Weise den Teilnehmer nach seiner Meinung zur Veranstaltung zu befragen. Das Spektrum kann vom Inhalt bis hin zur Servicequalität reichen. Für den Erfolg ist hier ebenfalls eine gute Redaktion und Zeitplanung sowie ein funktionelles Backend für die Auswertung entscheidend. In jedem Fall können die erhobenen Daten sehr wertvoll für Veranstalter und Planer sein.

Wir haben für die Auswahl von Votingsystemen schon umfängliche Recherchen und Feature-List-Vergleiche im Kundenauftrag erstellt. Derzeit setzen wir auf das Whitelabel-App von DoubleDutch. Nicht zuletzt das Preis-Leistungsverhältnis sowie das Feature Set überzeugen aktuell im Marktvergleich. Derzeit setzen wir eine Applikation für eine große Tagung mit rund 3.000 Delegierten auf, Roll Out ist in der KW 34.“

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