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BlachReportDialog in Málaga thematisierte Anforderungen an Eventlocations

6.11.2015

 

Das Congresscentrum von Málaga, der Palacio de Ferias y Congresos de Málaga, öffnete seine Tore für den BlachReportDialog zum Thema „Trends und Entwicklungen bei Eventlocations“. Der Round Table über dieses Thema ging insbesondere auf die Anforderungen, Entwicklungen und Lösungen für das Management in der Livekommunikation ein. Dazu zählt die Diskussion darüber, wie Locations heute „aussehen" müssen, wo sie sein sollten, wie sie sich in aktuelle Veranstaltungskonzepte einbinden lassen, welche Ausstattung erforderlich ist und wie Locations über den Erfolg oder Misserfolg eines Marketingevents mitbestimmen. Diskutiert haben Christian Seidenstücker von Joke Event, Karin Leiste von macevent, Lars Heiser von Lite Life Event Marketing, Angelika Vagedes von Vagedes & Schmid, Tim Vormweg von White Label Events, Kim Meisinger von Pure Perfection, Petra Holocher von peerevents, Ina Zecher von EPS Agentur für Kommunikation und Ute Raschke von Team Andaluces.

 

BlachReport: Was ist ihre Lieblingslocation?

 

Petra Holocher: Da wir relativ viel mit Autopräsentationen zu tun haben, haben wir das Problem, dass wir die ideale Location meistens gar nicht finden. Unsere Herausforderung ist eigentlich immer eine große Location wie ein Kongresszentrum mit sowohl großen wie auch kleinen Räumlichkeiten, wo wir ganz viele Autos reinbringen müssen. Diese Location muss gestalterisch neutral sein, damit wir das Design unserer Kunden einbringen können. Entsprechend fällt mir die ‚perfekte Location’ nicht ein. Oftmals müssen wir selber etwas bauen, weil es das nicht gibt, was wir brauchen. Dazu kommt die Verkehrsanbindung. Ein international angeflogener Flughafen darf maximal eine halbe Stunde entfernt sein. Wünschen würde ich mir ein modernes Designhotel mit mindestens 400 Zimmern und vielen Garagen.

 

Christian Seidenstücker: Eigentlich wollen die Kunden die perfekte Location vor der Haustür – stabiles Ganzjahreswetter natürlich inklusive. Geht natürlich nicht, also fängt bei jedem Projekt die schwierige Suche nach der perfekten Location von vorn an.

 

Angelika Vagedes: Die logistischen Herausforderungen orientieren sich an der Kommunikationsaufgabe und sind daher immer wieder eine neue Herausforderung. Es gibt die perfekte Location nicht. Für mich persönlich sind immer die Lage und der Ausblick wichtig. Wenn die Logistik und die Rahmenbedingungen der Anforderungen des Kunden stimmen, ist es das i-Tüpfelchen. In Hamburg könnte es beispielsweise das Hotel Barcelo sein. Es hat eine tolle Lage und die Aussicht ist perfekt.

 

Tim Vormweg: Aus konzeptioneller Sicht ist mir die Logistik im ersten Moment weniger wichtig. Entscheiden für mich ist, dass sich die Location etwas traut und ein Konzept vorstellt, welches sich vom Standard in Design und Interieur abhebt. Ich suche eigentlich immer etwas Ausgefallenes, was das Konzept für die Veranstaltung trägt oder sogar in Teilen vorgeben kann.

 

Lars Heiser: Die Flexibilität einer Location ist mir besonders wichtig. Das bezieht sich also auf die Leute im Hintergrund beziehungsweise die Betreiber der Location, die offen für Neues sein müssen. Ob es dabei um ein Hotel oder eine reine Eventlocation handelt, würde ich von der Funktionalität abhängig machen.

 

Ina Zecher: Da würde ich mich anschließen. Für mich persönlich ist es nicht wichtig, dass die Location besonders toll ist, sondern dass sie zum Kunden passt. Dazu gehört, dass sie alles das mitbringt, was der Kunde benötigt – inklusive der gesamten Infrastruktur und einem perfektem Service, um damit ein passendes Gesamtpaket zu schnüren. Wenn es sich bei der Location um ein Hotel handelt, sollte es natürlich auch attraktiv sein. Andererseits können es die Kunden leider oft kaum genießen, weil die Zeitpläne einfach zu eng getaktet sind.

 

Karin Leiste: Unsere Location – das bauwerk köln – kommt für mich schon nah an das heran, was ich unter einer perfekten Location verstehe. Mein Team und ich stehen voll hinter unserem Produkt und setzen jeden Kundenwunsch mit viel Liebe zum Detail um. Diese Freiheit haben wir aber nicht zuletzt deshalb, weil das bauwerk köln aufgrund seiner Gegebenheiten uns diesen Raum für schier grenzenlose Flexibilität bietet. Von der von Petra Holocher eben angesprochenen Fahrzeugpräsentation bis hin zur Tagung ist bei uns alles möglich.

 

Kim Meisinger: Flexibilität und Vertrauen zu den Gesprächspartnern in den Hotels sind nach wie vor die wichtigsten Keypoints. Es handelt sich dabei in der Regel um eine große Investition, die durch das Vertrauen der Kunden in uns gerechtfertigt wird. Dieses Vertrauen dürfen wir nicht enttäuschen.

 

Ute Raschke: Hotels sehe ich nicht als Location. Für mich ist Location ein Gebäude oder ein Platz, der für eine Veranstaltung und ihre Inhalte ausgewählt wird. In einer Location muss immer alles möglich sein. Wichtig bei der Auswahl ist die kreative Zusammenarbeit zwischen einer Agentur und einer DMC, die sich vor Ort auskennt. Meine Lieblingslocation in Andalusien kam für eine Autoveranstaltung zum Einsatz: ein Kloster aus dem 13. Jahrhundert in El Puerto de Santa Maria nahe Cadiz.  

 

Lars Heiser: Hotels und Convention Center haben ihre eigene Berechtigung am Markt und sicherlich auch Vorteile bei Veranstaltungen. Wir versuchen dennoch davon weg zu gehen. Eine Location muss mich inspirieren und dazu beitragen, ein Produkt oder eine Marke erlebbar machen zu können. Die richtige Location der erste Step auf dem Weg zum Erfolg. In einem Hotel muss häufig ein großer Aufwand bei der Deko oder der Technik getrieben werden. Dass das auch ganz anders gehen kann, erleben wir derzeit häutig in Berlin, wo es sehr schöne Off-Locations gibt. Man hat dort ein ganz anderes Feeling und muss häufig gar nicht viel machen.   

 

Kim Meisinger: Es gibt in der ganzen Welt viele tolle Plätze und Locations. Das Problem ist, es gibt keine perfekte Location. Wir sind ständig auf der Suche. Die Hoffnung stirbt zuletzt. Bis dahin suchen wir weiter.

 

BlachReport: Wer von ihnen betreibt selbst Locations? Welche Erfahrungen haben sie damit gemacht? Wie reagieren andere Agenturen darauf, wenn man als Agentur eigene Locations betreibt?

 

Karin Leiste: Ich betreibe mit meinem Team die Eventagentur macevent und die Location bauwerk köln. Wir handhaben dieses Thema völlig transparent. Wir geben bei Vorbesichtigungen gern unseren Input und den Erfahrungsschatz weiter, halten uns ansonsten aber komplett zurück, um dem Kunden zu zeigen, dass er mit einer Locationbuchung nicht zwangsläufig auch die Agenturleistung mitbuchen muss. Damit ‚fahren’ wir eigentlich ganz gut. Somit stellt diese Kombination für uns kein Problem dar, sondern eher ein Vorteil, weil wir sehr viel mitdenken und jede Menge kreativer und logistischer Unterstützung bieten.

 

BlachReport: Bei Ihnen ist es das bauwerk in Köln. Wie sieht das in Bremen bei Lite Life aus? Was ist das für eine Location?

 

Lars Heiser: Wir haben vor vier Jahren das Hudson Event Loft in der Bremer Überseestadt übernommen, weil es hinsichtlich der Lage und Ausstattung einzigartig ist. Abgesehen von der Stadthalle und den großen Hotelsälen war das Angebot bis dahin relativ dünn in der Stadt. Dabei gibt es gute Marken in Bremen, die auch sehr viele Veranstaltungen machen. Wir haben die Frage damals natürlich intensiv diskutiert: Ist es ein Hindernis für andere Eventagentur, wenn sie vom potentiellen Wettberber betrieben wird? Anschließend haben wir uns bewusst dafür entschieden, dass wir das Geschäft trennen. Die Location wird nicht von der Agentur betrieben, sondern läuft als eigene Firma. Wir nehmen uns also bewusst zurück, bieten aber gern den Service aus den verschiedenen Bereichen an und wenn es gewünscht ist, stehen wir dann beratend zur Seite. Nach einiger Zeit haben wir dann festgestellt, dass es eigentlich keine Berührungspunkte gibt. Das Vertrauen anderer Agenturen ist da. Heute kommen 80 Prozent der Veranstaltungsbuchungen über Agenturen. Das sind dann 70 bis 80 Veranstaltungen im Jahr mit 100 bis 500 Gästen. Meiner Erfahrung ist heute so, dass man als Agentur die Eventlocation eher präsentiert, wie man sie selbst als Agentur benötigt – also mit Technik und Logistik. Wir sind also in der Praxis näher dran.

 

BlachReport:  Wieviel Veranstaltungen gibt es pro Jahr im bauwerk?

 

Karin Leiste: Wir liegen ungefähr in der gleichen Größenordnung, wobei die Anzahl der Veranstaltungen jährlich steigt.

 

BlachReport: Würden Sie von anderen Agenturen eine Location mieten?

 

Angelika Vagedes: Ja, finde ich problemlos. Für mich ist wichtig, dass die Location Caterer-frei ist und ich nicht mit einem Technikpartner kooperieren muss, mit dem ich nicht zusammenarbeiten möchte. Wenn mir eine Location gleich alle Dienstleister mit serviert und es viel Geld kostet, diese ‚Mitbringsel’ raus zu kaufen, dann scheidet diese Location für uns aus. Das hat eigentlich nichts mit der Qualität der empfohlenen Partner zu tun, sondern eher damit, dass er vom Konzept nicht passt oder es sich vielleicht um eine Roadshow handelt, bei der das Equipment mit auf Tour geht. Die Flexibilität ist nicht mehr gegeben. Eine Basisausstattung ist schon okay. Aber wenn ich durch die Preferred Partner zwangsverpflichtet werde, etwas zu machen, was ich nicht will, wird eine Zusammenarbeit schwierig.

 

Petra Holocher: Ich sehe das komplett genauso. Es ist extrem störend, wenn ich die Partner nehmen muss, die vorhanden sind. Die Freiheit zur Auswahl der passenden Lieferanten brauchen wir einfach. Es gibt Situationen, wo es hilfreich ist, wenn es feste Cateringpartner gibt und eine Ausschreibung für Einkauf nicht mehr erforderlich ist. Lieber ist mir aber ein freier Caterer. 

 

Lars Heiser: Diesem Problem sind wir aus dem Weg gegangen. Wir sind Caterer-frei und arbeiten in Bremen mit drei Caterern zusammen. Je nach Anforderung sprechen wir dann eine Empfehlung aus. Zu 98 Prozent nehmen die Agenturen den Caterer, den wir vorschlagen.

 

Christian Seidenstücker: Das funktioniert, weil durch den Wettbewerb unter den Caterern zumindest eine Wahlmöglichkeit bleibt.

 

Karin Leiste: Das darf man den Auftraggebern auch nicht nehmen. Feste Partner sind ja nicht negativ, es erleichtert auch vieles. Wichtig ist die Flexibilität. Der Kunde muss das Gefühl haben, er kann, muss aber nicht.

 

BlachReport: Wie muss sich eine Location präsentieren, um ihr Interesse zu wecken?

 

Tim Vormweg: Sie muss eine Geschichte erzählen. Wichtig ist, dass man diese herausarbeitet. Dabei kann es sich um die Historie oder die frühere Nutzung ebenso handeln wie die Überlegungen der Architekten in der Planungsphase. Dieser spürbare thematische Bezug ist mir wichtig.

 

Ina Zecher: Mir ist es wichtiger ist, dass alle Parameter passen, die ich für meinen Kunden brauche. Im Ausland verlasse ich mich zunächst auf meine gebriefte DMC, die alle Anforderungen durch mein Briefing kennt und mir entsprechende Vorschläge schickt. Diese Vorschläge recherchiere ich im Internet und entscheide dann, ob sie passen. Die Geschichte, die die Location vielleicht mitbringt, ist für mich das Sahnehäubchen. Vielleicht bietet mir diese Geschichte dann auch den roten Faden für die gesamte Veranstaltung.

 

 

BlachReport: Welche Informationen benötigen Sie von einer Location, um mit ihr etwas anfangen zu können? Gibt es da ein bestimmtes Raster?

 

Christian Seidenstücker: Ina Zecher hat das gut zusammengefasst. Die Wahl der Location ergibt sich aus wichtigen Parametern, die meistens der Kunde vorgibt. Man muss bei einer Location schnell die Rahmenbedingungen erfassen können. Toll sind dafür virtuelle Rundgänge, viele Fotos oder Videos. Wir haben alle nicht mehr die Zeit wie früher, um uns mit einer Location intensiv zu beschäftigen. Die ersten 30 Sekunden auf einer Website sind für mich total wichtig. Ich will dann einen Eindruck bekommen, Architekturpläne runterladen, die Logistik und die Lage kennenlernen. Davon hängt für mich viel ab. Im nächsten Schritt benötigt man dann einen guten Ansprechpartner. Was man nicht braucht, sind zu viele Unterlagen, mit denen man oft zugeschüttet wird.

 

Ute Raschke: Wir haben gerade eine Anfrage von einem Kunden bekommen, wo wir anschließend das ganze Wochenende dran gesessen haben. Hauptproblem war es, eine riesige Location innerhalb von zwei Tagen zu finden. Dafür braucht man zunächst die richtigen Daten hinsichtlich Fläche, Ausstattung und Nutzung. Dann wird überlegt, was passen könnte. Man checkt die Websites, telefoniert mit den Locations, lässt sich beraten und kommt der Sache so immer näher. Lieder sind die Webauftritte von Locations nicht immer so aussagekräftig, wie man sich das wünschen würde. Deswegen gibt es DMCs wie uns – die sich vor Ort auskennen und entsprechende Erfahrungen mit Locations und ihren Möglichkeiten gemacht haben.

 

Christian Seidenstücker: Die Rolle der DMCs hat sich gewandelt. Locations in Andalusien können wir heute alle finden. Die Details bleiben uns aber trotz intensiver Internetrecherchen oft verschlossen. Außerdem habe ich dafür immer weniger Zeit. Ich sehe DMCs heute eher als Leistungspartner, der mich auf dem Weg zu richtigen Location berät und unterstützt. Viele DMCs sind aber immer noch nicht aufgewacht und denken immer noch hauptsächlich an Transfers, Busse und Zimmer. Das ist für mich ein Auslaufmodell.

 

Ina Zecher: Viele Kunden möchten keine Location haben, die man leicht im Internet findet. Sie wünschen sich neue oder unbekannte Locations, die den besonderen ‚Faktor und das Außergewöhnliche’ bieten. DMCs mit Know-how und Insiderwissen werden daher immer wichtiger, denn sie haben oft diese intimen Kenntnisse aus ihrer Region, die man selbst nicht recherchieren kann.

 

Kim Meisinger: Im Pitch brauchst du gute Argumente, sonst kannst Du nicht überzeugen. Eine gute DMC kann dabei unterstützen. Idealerweise gibt es die Location, die man im Konzept hat, ja noch gar nicht, du kreierst die ja erst. Genau damit verkaufst du deine Idee an den Kunden und hebst dich von anderen ab. Du brauchst Insiderwissen.

 

BlachReport: Wie informieren sie sich über Locations oder über den leeren Raum, den sie zu einer Location machen?

 

Petra Holocher: Ich brauche dafür agile und aktive DMCs, die mir nicht nur den Standard bieten. Von letztgenannten gibt es ja leider noch viel zu viele. Du verlierst manchmal als Agentur einen Pitch, weil du eine schlechte DMC hast. In Deutschland kennen wir uns selbst aus. Im Ausland ist das in der erforderlichen Tiefe oft nicht möglich, wenn man sich nicht auf eine bestimmte Region konzentriert.

 

Ina Zecher: Die Standard-Locations lernt man über Medien, Suchmaschinen oder Messen kennen. Das i-Tüpfelchen ist dann das, was da noch nicht drinsteht. Wo auch immer dieses Spezialwissen dann herkommt – es wird benötigt. Und es wird selbst in Deutschland immer schwieriger, kreative Locations zu finden, selbst wenn man nahe dran ist.

 

Tim Vormweg: Für einen Großteil der Veranstaltungen sind wir deshalb auf etablierte Locations angewiesen, die von Unternehmen wie Broich oder Kofler angeboten werden und die reibungslos funktionieren. Es ist im Hinblick auf Timing und Budget auch nicht immer möglich ganz Deutschland nach der einen exotischen „Super-Location“ abzusuchen.

 

Ute Raschke. Aber das muss doch gerade für dich als Kreativen eine Herausforderung sein?

 

Tim Vormweg: Das ist natürlich mein Wunsch, der aber mit der Realität nicht immer zu vereinbaren ist. Oft muss man sehr schnell sein und in einem sehr kleinen Suchfenster arbeiten. Üblicherweise passen im Tagesgeschäft Locations, die ich bei uns im Archiv finde oder im Internet recherchieren kann. Wir verwalten bei uns generell alle recherchierten Daten in einem Intranet. Die Daten werden gesammelt und gepflegt, damit wir für das Daily Business gut ausgestattet sind.

 

BlachReport: Wie machen das denn die Location Betreiber? Gibt es ein Location-Archiv bei macevent? Wie groß ist das?

 

Karin Leiste: Ja klar. Das ist sogar relativ groß und nach Städten geordnet. Wir verstehen das als Service am Kunden und möchten immer auf jede Eventualität optimal vorbereitet sein. Deshalb archivieren wir alles, was mal passen könnte. 

 

Angelika Vagedes: Wir haben das auch, nutzen es zur ersten Orientierung. Ich bin aber eher der Ansicht, dass man sich immer einen persönlichen Eindruck verschaffen sollte – also rausfahren und ansehen. Wenn du eine Location nicht gesehen hast, brauchst du sie nicht anzubieten. Es ist ein gutes Gefühl, dieses interne Archiv zu haben, welches für die erste Sondierung immer ran gezogen wird. Jeder Mitarbeiter füttert und aktualisiert unsere Datenbank selbstständig und die Erfahrungswerte der Kollegen mit einer Location, dürfen natürlich nicht verloren gehen.

 

Petra Holocher: Bei uns wird das Location-Archiv überwiegend von den jungen Kollegen genutzt, die die Standardprojekte bearbeiten. Für die bedeutet das Archiv eine große Hilfe, um sich geclustert nach Städten und Veranstaltungsgröße einen ersten Eindruck zu verschaffen. Für die anspruchsvolleren Projekte ist das natürlich nichts. Das Besondere im eigenen Netz zu finden, ist eher unwahrscheinlich.

 

Karin Leiste: Als Location-Betreiber will man auf der Website viele Informationen geben und Eindrücke vermitteln. Die Besucher nehmen sich dafür aber oft keine Zeit oder haben einfach keine Geduld, sich damit auseinander zu setzen. Der Raum ist ein wichtiger Teil der Inszenierung. Wie Ina Zecher eben richtig anmerkte, wenn ich ein Motto für einen Event habe, entsteht die Dramaturgie oft wie von allein. Genauso ist es mit Locations. Wenn eine Idee dahinter ist, kann ich darauf meine Story bauen. Den berühmt-berüchtigten roten Faden spinnen. Wichtig ist es daher, dass sich die Kreativen und Konzeptioner sorgfältig mit den Locations beschäftigen und nicht nur Praktikanten daran setzen, denen meist noch die Erfahrung fehlt, das Besondere an einer Location zu sehen.

 

Christian Seidenstücker: Dagegen spricht aber oft der Druck von der Industrieseite, die in jeder Stadt vier bis fünf Alternativen zur Auswahl haben wollen. Oft ohne Konsequenz, weil dann doch die Entscheidung für eine ganz andere Destination fällt.

 

Karin Leiste: Man lässt sich da vielleicht zu sehr versklaven. Ich habe da aber auch kein Patentrezept, wie wir das ändern könnten.

 

BlachReport: Es gibt eine Agentur in Frankfurt, die Event, Marke und Architektur exakt zusammenbringen will und dafür den Begriff architecturevents kreiert hat. Ist dieser Zusammenhang wichtig?

 

Lars Heiser: Das klingt gut und würden wir wohl alle hier so unterschreiben. Allerdings sieht die Wirklichkeit anders aus. Wir alle leben zu einem großen Prozentsatz von diesem Brot- und Buttergeschäft, was leider oft Standards sind mit Projekten, für die es keine Awards gibt. Wir sind auf diese Standardjobs angewiesen. Natürlich sind Raum und Inszenierung ganz wichtig Bestandteile erfolgreicher Livemarketingprojekte. Diese Bestandteile spielen bei vielen Projekten aber keine Rolle. Es geht dann eher um Effizienz unter Berücksichtigung kleiner Budgets.

 

BlachReport: Gibt es auch Kunden, die sagen, meine Marke hat die und die Values und die muss ich an meinem Veranstaltungsort wiederfinden? Anders ausgedrückt: wie platziert sich die Marke mit ihren Werten in einer Location?

 

Angelika Vagedes: Im Pitch spielt es eine größere Rolle als in der Realität. Manchmal präsentiert man eine tolle Lösung, die die Markenwerte aufnimmt und wiederspiegelt. Dann denkt man als Agentur – alles richtig gemacht und erfüllt. Am Ende ist die Entscheidungsfindung beim Kunden oft ganz banal: Was kostet es und was bringst es?

 

BlachReport: So banal?

 

Angelika Vagedes: Ja, teilweise schon. Viele Beratungs-Agenturen bekommen viel Geld, um Markenwerte für Unternehmen zu definieren. Die finde ich in den Events oft nicht wieder – die Frage des Geldes und der Compliance-Richtlinien vieler Unternehmen sind hier nicht zu unterschätzen.

 

BlachReport: Wird von den Auftraggebern das Land oder die Region bei der Auswahl einer Location für große Produktpräsentationen vorgegeben?

 

Ute Raschke: In der Regel werden drei oder vier Länder vorgegeben. Oder eine Region, zum Beispiel Südeuropa. Dazu kommen dann Entfernungsangaben oder Flugverbindungen.

 

Petra Holocher: Alles ist möglich. Teilweise wird vorgegeben, welche Stadt es sein muss, teilweise durchsuchen wir die ganze Welt.

 

BlachReport: Wie wichtig sind Parameter wie Entfernung oder Anreisezeit?

 

Ina Zecher: Sehr wichtig – speziell seit einigen Jahren, in denen das Budget eine zunehmende Rolle spielt. Mehr als maximal vier Flugstunden sollen es bei europäischen Veranstaltungen nicht sein. Dann wird bei uns wirklich der Zirkel angesetzt und geschaut, welche Destination in Frage kommen könnte.

 

Karin Leiste: Budget und Zeit spielen mittlerweile eine sehr viel größere Rolle. Ich erinnere mich an Zeiten, als noch wesentlich mehr Events an Wochenenden realisiert wurden. Heute wollen oder können die Kunden diese Zeit nicht mehr investieren.

 

Angelika Vagedes: Die Auswahl von Destinationen wird immer schwieriger. Die Menschen waren heute schon überall. Es gibt ganz klar Abnutzungseffekte.

 

Karin Leiste: Früher gab es dazu genauere Angaben zum Budget. Das fehlt heute oft. Generell klarere Vorgaben, was die Rahmenbedingungen angeht, würden die Recherche immens vereinfachen und die Ergebnisse gleichzeitig verbessern.

 

Ute Raschke: Auf der anderen Seite kommt vielleicht ein toller Vorschlag, den sich der Auftraggeber dann doch leisten will und entsprechende Budgets freisetzt . . .

 

Petra Holocher: Diese Herangehensweise ist für die Agenturen einfacher. Eigentlich hat ja jeder sein Budget festgelegt. Manche wollen das nicht kommunizieren, um die Kreativität nicht einzuschränken. Daher sind dann 80 Prozent der Ideen für den Papierkorb.

 

BlachReport: Kurze Nachfrage zum Zirkelschlag: Denkt man dann in einem Kreis oder wird die Wetterstabilität des Südens bevorzugt?

 

Angelika Vagedes: Es gibt immer wieder Parameter, die verschiedene Regionen ausschließen. Wetterstabilität führt Richtung Süden, beim Budget scheidet England meist aus, Skandinavien ist bis auf die Hauptstädte kaum gefragt. Im Osten haben wir das Visum-Problem. Der Zirkel ist nur zur Orientierung, bei der Feinauslese gelten dann andere Kriterien.

 

BlachReport: Gibt es bei Destinationen eine Art internes Ranking im Kopf?

 

Petra Holocher: Nach unserer Erfahrung wird der Mittelmeerraum am häufigsten als Destination gewünscht.

 

BlachReport: Wer macht von ihnen Veranstaltungen in England, Skandinavien oder Schottland?

 

Christian Seidenstücker: Skandinavien kann man anbieten. Da geht schon was. England ganz selten, wenn dann eher Schottland und Irland.  

 

Lars Heiser: Es hängt davon ab, in welchem Segment man sich befindet. Im Incentive-Bereich gilt dieser 360°-Zirkelschlag noch sehr stark. Sobald es ums Thema Produktpräsentation geht, zählen eher die Facts Erreichbarkeit, geringe Flugkosten, gute Logistik vor Ort, Klima, Wetter, Sicherheit und gleiche Währung.

 

BlachReport: Was ist davon am wichtigsten, wenn man eine Tagung oder einen Kongress plant?

 

Ina Zecher: Alles ist wichtig. Wenn ein oder zwei Parameter vergessen werden oder nicht passen, geht es beim Kunden oft nicht weiter. Bei uns gelten für Anreise und Transfer eigentlich zwei Stunden, wenn es ganz toll sein soll, sind auch 2,5 bis 3 Stunden drin. Dann müssen der Ort oder die Location aber schon sehr außergewöhnlich sein.

 

BlachReport: Welche Rolle spielen Logistik, Verkehrsanbindung, Wettersicherheit, Ambiente und Preis bei der Auswahl einer Location?

 

Ute Raschke: Alles spielt eine große Rolle. Transfers dürfen zum Beispiel nicht länger als 40 Minuten dauern, alles andere ist schon grenzwertig. Dennoch darf man den Flughafen weder sehen und hören. Das ist schon schwierig manchmal.

 

Tim Vormweg: Ich halte eine klar erkennbare Platzierung der Location für ebenso wichtig. Manche Hotels z.B. wollen jedes Geschäft mitnehmen: Leisure, Corporate Events, Automobilpräsentationen – ohne dabei zu berücksichtigen, dass diese Gruppen vollkommen unterschiedliche Anforderungen haben. Diese Strategie funktioniert immer seltener. Die Fokussierung auf ein Geschäftsfeld muss erkennbar sein, sonst fühlen sich weder Incentive-Gruppen noch Kongressbesucher oder Gäste einer Präsentation wohl – und die Touristen am Ende natürlich auch nicht.

 

Kim Meisinger: Dazu kommt noch ein riesiger Unterschied im Automobilbereich, ob es Händler- oder Presse-Events sind . . .

 

BlachReport: Noch mal zurück zum Thema DMCs: Was bekommt man im Idealzustand von einer DMC? Gibt es jemand, der nicht mit DMCs arbeitet?

 

Christian Seidenstücker: Teils, teils, hängt von der Region und der Qualität der DMCs ab. Rolle und Funktion der DMCs haben sich ja total verändert. Viele nehmen es zwar immer noch nicht wahr, dass du eben nicht den Bussevermittler brauchst, sondern mehr den Berater. Du merkst das aber ziemlich schnell, ob du auf der Gegenseite jemand hast, der nicht an Busshuttles oder der Menge der Hotelzimmer interessiert ist, sondern bereit ist, mit dir andere Dinge zu finden. Natürlich hat das auch etwas mit der Honorierung zu tun. DMCs müssen auch von was leben. Ich zahle lieber ein paar Tagessätze an die DMC und habe dadurch eine viel bessere Leistung, weil die motivierter sind. Das Thema Wertschätzung geht leider in der Branche immer mehr verloren. Es fängt beim Kunden an, dass er die Leistungen seiner Auftragnehmer nicht mehr Wert schätzt. Mein Partner kann sich dagegen darauf verlassen, wenn er in eine Idee investiert, dass ich das Projekt auch mit ihm durchführe. Es geht nicht, sich das Wissen von anderen anzueignen und es dann lieber selbst zu machen.

 

Angelika Vagedes: Die Beratung ist das eine Kriterium, ob man mit einer DMC zusammen arbeitet. Für uns noch wichtiger ist das Netzwerk dahinter und die Qualität der Kontakte. Ich glaube, dass wir als Agentur genug Kompetenz haben, um eine gute Location finden. Wir gehen daher in einige Länder ohne DMC. Einen Event vor vielen Jahren in Rom hätte ich aber ohne die eingesetzte DMC nicht realisiert bekommen. Ich brauche daher manchmal einen Partner, der gute Kontakte hat und uns dabei unterstützt, unsere Inhouse-Ideen umsetzen zu können.   

 

Karin Leiste: Ich finde es von Vorteil, wenn bei den DMCs auch deutsche Mitarbeiter beschäftigt werden. Aus meiner Sicht macht es diese Mischung aus Locals und Menschen, die unsere schon sehr typische, deutsche Arbeits- und Denkweise erfassen. Mein Gefühl ist, dass man dann eher die gleichen Ansprüche hat und viele Dinge schneller zu regeln sind. Das sind meine ganz persönlichen Erfahrungen zum Beispiel aus Ägypten und Marokko. Es fängt  schon an, mental schwieriger zu werden, wenn keine Deutschen da sind – nicht sprachlich, sondern durch die ähnlichen Denkweise und den gemeinsamen kulturellen Background.

 

Ina Zecher: Wir machen ja nicht so riesige Veranstaltungen, wie viele der Teilnehmer hier am Tisch. Aber in Ländern, wo wir noch keine Erfahrungen gemacht haben und vieles erst noch erarbeiten müssten, suche ich mir ortsansässige Agenturen aus, selektiere nach Leistungspaketen und rufe dort an. Da kommt dann sehr viel Intuition und Erfahrung ins Spiel. Ich glaube, dass ich am Telefon sehr schnell merke, ob mir jemand zuhört und versteht, was ich will. Bewährt hat sich für unsere Projekte außerdem, lieber kleinere Agenturen einzusetzen als die großen Netzwerke. Die Bereitschaft ist einfach eine andere, die bringen ihre Ideen und Möglichkeiten eher ein. Ich fühle mich verloren bei den großen DMCs, deren eigene Interessen anders gelagert sind.

 

BlachReport: Gibt es bei peerevents feste Partner?  

 

Petra Holocher: Teilweise. Mit manchen arbeiten wir schon seit Urzeiten. Wenn es eine gute DMC ist, arbeite ich immer wieder gern mit ihr zusammen. Problem ist, dass es so viele schlechte DMCs gibt. Die Unternehmensgröße ist mir dagegen egal. Wir haben einmal in Dubai mit Arabian Adventures gearbeitet. Das ist ein riesiges Konstrukt, aber wenn man da ein paar Leute kennt und die richtigen Ansprechpartner hat, ist selbst eine große Agentur in Ordnung. Für mich gehören DMCs letztendlich zum Peoples Business – wie unser ganzes Geschäft. Wichtig ist, den Menschen persönlich zu kennen. Unterm Strich sparen wir mit den richtigen Partnern wie DMCs oder Hotelketten viel Geld. Mir kommt es auf die Qualität des Events an. Ich will meine Kunden dauerhaft bedienen. Wenn die dauerhaft mit den Leistungen zufrieden sind, bin ich happy. Vielleicht verdiene ich so an einem Event weniger, habe dafür aber ein paar Events mehr im Jahr.

 

Kim Meisinger: Bei uns ist es ein bisschen gemischt. Ein Kollege von mir arbeitet gar nicht mit DMCs. Wir haben aber auch eine Incentive-Abteilung, die mit DMCs arbeitet. Im Autobereich greifen wir immer mal wieder auf DMCs zurück. Wir sind allerdings mehr Berater und werden nach bestimmten Agenturhonorarsätzen abgerechnet. Damit können wir nicht mit Partnern zusammenarbeiten, die mit Kickbacks ihr Geld verdienen.

 

Ute Raschke: Du musst mit offenen Karten spielen und mit den Leuten reden. Es gibt hier in Spanien immer weniger DMCs. Übrig geblieben sind die besseren Anbieter. Die verstehen das Geschäft und kennen die Anforderungen.

 

BlachReport: Welche Rolle spielt die technische Ausstattung einer Location?

 

Lars Heiser: Das hängt maßgeblich von der Art der Veranstaltung ab. Bei Abendveranstaltungen nehme ich in der Regel die Technik vor Ort. Das reicht in der Regel. Bei Tagungen, zum Beispiel in einem Convention Center, wird es spezieller, da ist die Technik das A und O und muss funktionieren. Der Beamer muss immer up to date sein, Full-HD reicht oft nicht mehr aus, 4K ist angesagt. Man braucht daher aktuelle Technik. Manche wollen auch unbedingt mit ihren bekannten Technikpartnern zusammenarbeiten. Das Equipment kann man dann vor Ort mieten. Gerade im Bereich Tagung sind die Kunden oft sehr sensibel.

 

BlachReport:  Ist die technische Ausstattung ein Entscheidungskriterium für eine bestimmte Location?  

 

Lars Heiser: Nein. Wenn es das Budget hergibt, bauen das vor Ort so, dass es passt. Wichtig ist uns, dass wir frei agieren können und die eigenen Technikdienstleister und Teams mitbringen kann.

 

BlachReport: Kennt ihr euch bei Lite Life mit Technik aus oder müsst ihr externe Kompetenz ins Boot holen?

 

Lars Heiser: Unsere Branche ist sehr technikversiert. Technik ist ein wichtiges Element einer Veranstaltung. Sie darf nicht im Vordergrund stehen, muss aber funktionieren. Wir haben feste Partner, aber keine eigene Technik. Jeder bei uns in der Agentur hat aber ein Technikverständnis, was wir durch regelmäßige Schulungen mit den Technikpartnern unterstützen und ausbauen.

 

Tim Vormweg: Wir realisieren oft technikorientierte Veranstaltungen, bei denen wir die Briefings für die Technikdienstleister in vielen Fällen selbst schreiben, damit unsere Idee und das Konzept auch verstanden werden. Dafür bringe ich ein gutes technisches Verständnis mit. Für aufwendigere Produktionen ziehen wir aber meist noch ein technisches Planungsbüro hinzu. Hier greift man dann auf vertraute Partner zurück. Dass die Location selbst Technik anbietet ist nicht von Nöten. Entscheidend ist, dass der Architekt im Hinblick auf eine Nutzung der Location für Events geplant hat.

 

Christian Seidenstücker: Wir haben die Technik zumindest teilweise selbst. Wichtig ist, dass wir verstehen, wie wir sie einsetzen können. In Locations besteht manchmal das Problem, dass einiges an Technik vorhanden ist, aber das Personal damit nicht umgehen kann. Wir besetzen daher die Headposition immer mit eigenen Leuten, weil wir ja auch gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich dafür sind, dass alles funktioniert.

 

Tim Vormweg: In einigen Locations gibt es ‚Rauskaufmodelle’ mit horrenden Preisen, die jenseits von Gut und Böse liegen. Damit stellen sich die Locations oftmals selbst ein Bein, weil Sie im Wettbewerb mit anderen Anbietern schlechtere Karten haben. Das ist überflüssig und kontraproduktiv.

 

Kim Meisinger: Das ist aber nicht nur bei der Technik so. Man nimmt gern, was in der Location vorhanden ist, wenn es thematisch passt. Aber wenn es ein Drittel mehr kostet als ein Stuhl, den ich extern anmiete, macht das keinen Sinn.

 

BlachReport: Wenn sie selbst eine Location eröffnen würden, was wäre das für eine Location und wo würde diese Location sein?

 

Petra Holocher: Die wäre in München, weil München arm an guten, größeren Locations mit Kapazitäten ab 500 Personen aufwärts ist. Die Auswahl ist dort sehr gering, obwohl München in Deutschland eine sehr beliebte Destination ist.

 

Christian Seidenstücker: Um unabhängig zu sein, würde es eine Destination sein, die im Sommer und im Winter gut erreichbar ist und sehr flexibel bespielt werden kann – lieber zu groß als zu klein. Kleiner machen ist immer einfacher. Ich würde mit Eventprofis in der Planung zusammen arbeiten, verschiedene Gewerke und auch den Caterer als Berater reinholen, dazu Logistiker und Techniker, um für den Kunden eine möglichst optimale Location zu schaffen.

 

Angelika Vagedes: Meine Location wäre in einer deutschen Metropole, wo die Erreichbarkeit gewährleistet ist. Eher in Richtung historisches Gewerbegebiet, aber so ausgestattet, dass es vielerlei zulässt.

 

Tim Vormweg: Ich würde darauf achten, dass die Grundparameter wie Erreichbarkeit, Ausstattung und Logistik erfüllt sind. Bevorzugen würde ich eher etwas Kleineres mit Charakter, nicht unbedingt im Industriestil, da es derartige Locations schon sehr viel am Markt gibt. Wichtig wäre, dass sich eine Geschichte dahinter verbringt und man diese kommunizieren kann.

 

Kim Meisinger: Ich würde eine Rennstrecke auf Sardinien bauen.

 

Ina Zecher: Schwierige Frage, die ich so spontan nicht beantworten kann.

 

Karin Leiste: Wenn schon, dann eine Location mit Schreibtisch und Blick auf Meer und Strand.

 

Ute Raschke: Mein persönlicher Traum ist das alte Fischerdorf von Sancti Petri. Da könnte man ganz viel machen, dazu vielleicht noch ein kleines Boutique-Hotel. Oder in Andalusien aus den vielen nicht genutzten Hallen etwas Modernes wie in Barcelona entstehen lassen.

 

Lars Heiser: Meine Location würde auf jeden Fall in Berlin entstehen und in den verschiedenen Szenen, Kunst, Kultur, Musik oder auch Mode vernetzt sein, weil man da ein ganz anderes Lebensgefühl hat. Das würde ich gern auffangen.

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